W wielu organizacjach dokumentacja powstaje stopniowo, w miarę realizacji zamówień, prowadzenia projektów i obsługi bieżących spraw. Część informacji jest zapisywana w formularzach, inne trafiają do załączników wiadomości e-mail, a jeszcze inne pozostają w papierowych teczkach. Z czasem pojawia się problem z odtworzeniem przebiegu dokładnie określonej sprawy, szczególnie gdy uczestniczyło w niej kilka osób.

Program do zarządzania dokumentami może porządkować pliki według ustalonej struktury i łączyć je z określonymi zadaniami albo procesami. Przy planowaniu takiego rozwiązania warto zwrócić uwagę na to, jak użytkownicy będą odnajdywać informacje. Szukanie jedynie według nazwy pliku często okazuje się niewystarczające, w szczególności gdy wiele dokumentów ma podobne tytuły. Dodatkowe oznaczenia, takie jak numer sprawy, data, rodzaj dokumentu czy status, pozwalają zawęzić wyniki. Trzeba natomiast ustalić, które informacje są rzeczywiście potrzebne. Nadmiar obowiązkowych pól wydłuża wprowadzanie danych, a zbyt mała liczba oznaczeń może utrudnić późniejsze odszukanie materiałów. W codziennej pracy liczy się też sposób postępowania z dokumentami, których nie da się dobitnie przypisać do istniejącej kategorii. Bez określonej procedury takie pliki często trafiają do folderów tymczasowych i pozostają tam przez długi czas.

Istotnym zagadnieniem jest rozróżnienie dokumentów używanych na bieżąco od materiałów, które mają być przechowywane przez dłuższy okres. Kontrolowanie dokumentami i archiwizacja nie sprowadzają się do przenoszenia starszych plików do osobnego katalogu. Powinno się uwzględnić ich znaczenie, aktualny status, powiązania z innymi dokumentami oraz bieżące terminy przechowywania. Przykładowo, zakończenie projektu nie zawsze oznacza, że wszystkie związane z nim materiały można w tej samej chwili zarchiwizować w ten sam sposób. Część dokumentów może wciąż wymagać dostępu ze względu na rozliczenia, zgłoszone sugestie albo trwające postępowania. Dlatego przed przeniesieniem zasobów do archiwum warto określić, kto podejmuje taką decyzję i jakie warunki muszą zostać spełnione. Znaczenie moraz możliwość późniejszego odtworzenia historii dokumentu. Informacja o dacie przekazania, osobie zatwierdzającej lub wcześniejszej wersji może być potrzebna dosłownie wtedy, gdy sprawa została formalnie zamknięta. O ile archiwizacja nie uwzględnia tych zależności, dokumenty pozostają dostępne, ale ich znaczenie i kontekst mogą być skomplikowane do ustalenia.

Przy porządkowaniu zasobów elektronicznych na prawdę często pojawia się konieczność połączenia dokumentów pochodzących z różnych źródeł. Mogą to być pliki tekstowe, arkusze, wiadomości zapisane w formie elektronicznej, skany oraz materiały otrzymane w formatach używanych wcześniej w organizacji. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji powinien być oceniany również pod względem obsługiwanych typów plików oraz sposobów zachowania ich zasadniczych właściwości. Sam zapis dokumentu w repozytorium nie zawsze wystarcza. Należy sprawdzić, czy plik otwiera się prawidłowo, czy zachowano załączniki i czy jego tekst można odczytać bez dodatkowych narzędzi. W sytuacji skanów znaczenie ma rozdzielczość, kontrast oraz kompletność stron. Jeżeli archiwizowany materiał zawiera odręczne notatki albo pieczęcie, automatyczne rozpoznawanie tekstu może nie odtworzyć wszystkich informacji. W takich wypadkach potrzebna jest kontrola wzrokowa, a niekiedy też ręczne uzupełnienie opisu. Przy większej liczbie dokumentów należy ustalić sposób sprawdzania jakości, ponieważ pojedyncze błędy mogą pozostać niezauważone w trakcie masowego przetwarzania. Istotne jest również zachowanie powiązań między dokumentem podstawowym a jego załącznikami, ażeby po kilku latach można było odtworzyć pełny zestaw materiałów dotyczących danej sprawy.

Na organizację dokumentacji wpływa prócz tego sposób współpracy między działami a także zmiany zachodzące w strukturze organizacyjnej. Dokument, który na początek obsługuje jeden zespół, może w późniejszym czasie wymagać przekazania innemu pracownikowi lub działowi. W takiej sytuacji ważne staje się nie tylko i wyłącznie udostępnienie pliku, lecz też przekazanie informacji o jego statusie, wcześniejszych warunkach i dalszych działaniach. Powinno się określić, kto może edytować tekst dokumentu, kto odpowiada za jego zatwierdzenie i w jaki sposób rejestrowane są korekty. Warto również uwzględnić sytuacje nietypowe, tj. zastępstwo w trakcie nieobecności pracownika albo konieczność ograniczenia dostępu do wybranych materiałów. Zasady te powinny być zgodne z wymaganiami dotyczącymi ochrony danych i przechowywania dokumentacji. Nie można dodatkowo pomijać kwestii technicznych. Kopie zapasowe, kontrola poprawności zapisu oraz okresowe sprawdzanie sposobności odtworzenia plików stanowią odrębny obszar utrzymania archiwum. Powinno się też uwzględnić przemianę formatów i narzędzi używanych do odczytu dokumentów. Materiał przechowywany przez wiele lat może wymagać przeniesienia do innego formatu, niemniej jednak taka operacja powinna być poprzedzona sprawdzeniem, czy nie zmieniła układu, treści albo bardzo poważnych właściwości pliku.

Zobacz: program do zarządzania dokumentami.