Zmiany w sposobie pracy sprawiają, że dokumentacja coraz częściej działa jednocześnie w wersji papierowej i elektronicznej. Pracownicy otrzymują pliki od klientów, zapisują ustalenia po spotkaniach, przygotowują kolejne wersje umów i przekazują dokumenty między działami. W takim środowisku kłopotem staje się nie tylko i wyłącznie liczba uskładanych materiałów, niemniej jednak też zachowanie powiązań między nimi.

Pojedynczy plik może być częścią większej sprawy, a jego tekst bez dodatkowego kontekstu bywa trudna do właściwej interpretacji. Program do zarządzania dokumentami daje możliwość przypisywanie plików do określonych procesów oraz przechowywanie informacji o ich pochodzeniu, dacie stworzenia i osobach odpowiedzialnych za obsługę. Przy planowaniu takiego rozwiązania należy natomiast uwzględnić codzienne przyzwyczajenia użytkowników. Jeżeli już zapisanie dokumentu wymaga wypełnienia wielu pól, część osób może pomijać niektóre informacje albo odkładać rejestrację na później. Zbyt łatwy formularz także ma ograniczenia, ponieważ nie daje możliwość odróżnić dokumentów o podobnych nazwach. Zakres wymaganych danych powinien więc odpowiadać faktycznym potrzebom, a nie jedynie założeniom przyjętym na etapie projektowania.

Ważną częścią organizacji dokumentacji jest zobowiązanie, w jaki sposób informacje przechodzą między kolejnymi etapami pracy. Dokument może zostać przygotowany przez jedną osobę, sprawdzony przez drugą, a następnie zatwierdzony przez osobę uprawnioną do podjęcia decyzji. Na każdym z owych etapów mogą pojawić się poprawki, uwagi albo dodatkowe załączniki. Bez jasnych reguł łatwo pomylić wersję roboczą z zatwierdzoną albo nie zauważyć przeróbek wprowadzonych po wcześniejszej akceptacji. Administrowanie dokumentami i archiwizacja powinny zatem uwzględniać historię zmian, status dokumentu oraz zasady przekazywania odpowiedzialności. Przydatne jest też określenie, które czynności wymagają zgody i kiedy trzeba ponownie skierować plik do sprawdzenia. Oczywiście nie każdy dokument musi przechodzić przez identyczny proces. Prosta notatka wewnętrzna może wymagać tylko zapisania, podczas gdy umowa lub dokument finansowy może podlegać kilku etapom sprawdzeniu. Rozróżnienie tych przypadków daje możliwość uniknąć sytuacji, w której drobne sprawy są obsługiwane z taką samą liczbą formalności jak dokumenty o większym znaczeniu. Powinno się także pamiętać, że automatyczne powiadomienie o oczekującym zadaniu nie zastępuje jasno określonej odpowiedzialności za jego wykonanie.

Osobnego podejścia wymaga dokumentacja przechowywana przez sporo lat. W starszych zbiorach mogą znajdować się pliki zapisane w formatach, których obsługa z w pewnych przypadkach staje się trudniejsza, oraz dokumenty pozbawione opisów ułatwiających ich identyfikację. Przy przenoszeniu takich materiałów do nowego środowiska powinno się sprawdzić, czy zachowano kompletność danych, strukturę folderów i powiązania z prowadzonymi sprawami. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może porządkować materiały według ustalonych kryteriów a także umożliwiać wyszukiwanie na bazie opisów albo treści plików. Efekt wyszukiwania zależy natomiast od jakości danych wejściowych. Jeżeli data została błędnie przypisana albo numer sprawy zawiera literówkę, dokument może nie pojawić się na liście rezultatów. W przypadku skanów znaczenie ma także jakość obrazu a także poprawność rozpoznawania tekstu. Dlatego migracja dokumentacji powinna obejmować kontrolę próbek, wykrywanie brakujących plików i sprawdzanie, czy dokumenty można prawidłowo otworzyć. Przy dużych zasobach nie za każdym razem da się prześledzić każdy plik ręcznie, dlatego zakres testom warto ustalić na bazie wieku dokumentów, ich znaczenia i ryzyka związanego z błędami. Trzeba też rozstrzygnąć, które materiały można połączyć, a które muszą zachować odrębną historię.

Na organizację elektronicznego archiwum wpływają też zasady dostępu, przechowywania i udostępniania informacji oprócz miejscem ich pierwotnego zapisania. Praca zdalna, współdzielenie plików oraz używanie z urządzeń mobilnych sprawiają, że dokumenty mogą być otwierane w różnorakich ustaleniach i przez osoby wykonujące odmienne zadania. Uprawnienia powinny odpowiadać tym potrzebom, a równocześnie uwzględniać ograniczenia wynikające z działu danych i obowiązujących przepisów. Warto ustalić, czy użytkownik może tylko odczytać dokument, czy też go zmodyfikować, ściągnąć lub przekazać dalej. Na prawdę ważna jest też procedura odbierania dostępu po zmianie obowiązków albo zakończeniu współpracy. Następnym zagadnieniem pozostaje okres przechowywania. Dokumenty nie powinny być usuwane wyłącznie dlatego, że przestały być potrzebne w bieżącej pracy, ponieważ mogą podlegać określonym wymogom prawnym albo wewnętrznym zasadom rozliczania spraw. Z drugiej strony bezterminowe gromadzenie wszystkich materiałów zwiększa ilość danych wymagających testom. Potrzebne są więc reguły określające moment przeglądu dokumentacji, sposób zatwierdzania usunięcia oraz postępowanie w razie sporu lub obowiązku zachowania akt. Niezależnie od przyjętego modelu należy również uwzględnić kopie zapasowe, sposobność odtworzenia danych i okresowe sprawdzanie, czy zapisane pliki wciąż są dostępne w czytelnej postaci.

Więcej: kontrola czasu pracy pracownika.