Nagranie rozmowy może zawierać znacznie więcej informacji, niż wynikałoby z pobieżnego odsłuchania. Wypowiedzi często są przerywane, rozmówcy wchodzą sobie w słowo, a część zdań pozostaje niedokończona. Dopiero przy dokładnym odsłuchiwaniu widać, jak sporo elementów należy uwzględnić w trakcie budowy zapisu.

Transkrypcja nagrań polega na przeniesieniu wypowiedzi z formy dźwiękowej do tekstu, ale sposób utworzenia takiego zadania zależy od przeznaczenia materiału. Zupełnie inaczej można opracować rozmowę przeznaczoną do późniejszego przeczytania, a zupełnie inaczej zapis, w którym istotne jest zachowanie możliwie wiernego przebiegu wypowiedzi. Znaczenie ma także jakość pliku. Szum tła, pogłos, cichy głos albo kilka osób mówiących równocześnie mogą utrudnić właściwe rozpoznanie słów. W takich sytuacjach nie należy uzupełniać brakujących fragmentów na bazie przypuszczeń. Lepszym rozwiązaniem jest wyraźne zaznaczenie, że określony fragment jest nieczytelny lub trudny do ustalenia.

W sytuacji materiałów wykorzystywanych w sprawach prawnych szczególnej sugestie wymaga dokładność zapisu. Transkrypcja do sądu może obejmować rozmowy telefoniczne, przesłuchania, spotkania, wiadomości głosowe czy inne nagrania, które mają znaczenie dla określonego postępowania. W takim dokumencie znacząca jest kolejność wypowiedzi a także możliwość łatwego odnalezienia konkretnego miejsca w materiale źródłowym. Z tego powodu przydatne bywają oznaczenia czasu, podział na poszczególnych rozmówców i konsekwentne stosowanie tych samych oznaczeń w całym dokumencie. Nie należy prócz tego poprawiać wypowiedzi w taki sposób, aby brzmiała bardziej logicznie niż na oryginalnym nagraniu. Niedociągnięcia językowe, powtórzenia czy urwane zdania mogą stanowić część rzeczywistego przebiegu rozmowy (sprawdź tutaj:stenogram cennik). O ile materiał ma być później oceniany w konkretnym postępowaniu, znaczenie ma również to, czy dokument przedstawia dosłowną treść nagrania, czy jedynie jego uporządkowaną wersję. Te dwa podejścia nie są tym samym i nie zawsze można je stosować zamiennie.

Pojęcie stenogram jest powiązane z wiernym zapisem wypowiedzi, jednak w praktyce forma takiego dokumentu może być dostosowana do charakteru nagrania. Przy większej liczbie uczestników samo rozpoznanie głosów bywa wyzwaniem, w szczególności gdy osoby mają podobną barwę głosu albo nagranie zostało wykonane z większej odległości. Pomocny jest wówczas kontekst rozmowy, ale nie powinien on prowadzić do dopisywania treści, których nie można usłyszeć. Osobną kwestią są nazwy swoje, nazwiska, numery, daty i specjalistyczne określenia. Pomyłka w jednym słowie może zmodyfikować znaczenie całej wypowiedzi, dlatego takie fragmenty wymagają dodatkowego sprawdzenia. W przypadku niepewności warto zachować informację o problemie zamiast przedstawiać domysł jako fakt. Tyczy się to również sytuacji, w której rozmówca mówi niewyraźnie lub równocześnie wypowiada się kilka osób.

Na sposób przygotowania zapisu wpływa także to, jak będzie on w przyszłości wykorzystywany. O ile treść ma służyć głównie do analizy treści, można zastosować układ ułatwiający szybkie wyszukiwanie konkretnych fragmentów. Przy dokumentach związanych z materiałem dowodowym większe znaczenie może mieć zachowanie kolejności wypowiedzi i dokładne wskazanie miejsca w nagraniu. Warto także pamiętać, że tekst nie oddaje wszystkich cech komunikacji ustnej. Ton głosu, długość ciszy, sposób wypowiedzenia określonego słowa czy reakcje pozostałych osób mogą posiadać znaczenie, którego nie da się całkowicie zaprezentować samymi zdaniami. Dlatego oznaczenia dotyczące pauz, śmiechu, hałasu w tle lub jednoczesnych wypowiedzi powinny być stosowane wówczas, gdy faktycznie pomagają odtworzyć przebieg rozmowy. Szczególnie przy długich nagraniach liczy się konsekwencja, ponieważ zmienianie zasad zapisu w połowie dokumentu może utrudnić późniejsze używanie z przygotowanego materiału.

Zobacz: stenogram.