Już na etapie projektowania zaplecza warto określić, jak będzie wyglądał typowy dzień pracy. Liczba przygotowywanych potraw, kolejność wykonywania czynności oraz sposób przyjmowania dostaw wpływają na to, jak powinno zostać rozmieszczone wyposażenie gastronomii. W praktyce różnice między spokojnym przygotowaniem kilku dań a obsługą większej liczby zamówień są bardzo wyraźne.

Stanowisko, które przy niewielkim obciążeniu wydaje się wystarczające, w trakcie intensywnej pracy może bardzo szybko stać się miejscem, w którym zaczynają akumulować się naczynia, pojemniki i składniki. Dlatego przy kształtowaniu przestrzeni trzeba uwzględnić nie tylko podstawowe czynności, ale też momenty największego obciążenia. Znaczenie ma także kierunek przemieszczania się pracowników. Jeżeli już kilka osób regularnie korzysta z tego samego przejścia, ustawienie dodatkowego stołu albo regału może zmodyfikować organizację całego stanowiska.

Na codzienne wykorzystywanie wpływa również sposób przechowywania produktów i akcesoriów. Wyposażenie gastronomiczne powinno zbudować logiczny układ, w którym rzeczy używane na prawdę bardzo często znajdują się w miejscu łatwo dostępnym, jednakże przedmioty wykorzystywane sporadycznie nie zajmują najcenniejszej przestrzeni roboczej (więcej: patelnia gastronomiczna uchylna). Nie chodzi a dodatkowo tylko o pojemność szaf czy regałów. Ważne jest, czy można swobodnie wyjąć potrzebny pojemnik, odsunąć szufladę albo otworzyć drzwi bez blokowania przejścia. W niewielkich kuchniach ograniczeniem staje się właściwie każdy dodatkowy detal, dlatego powinno się brać pod uwagę jego rzeczywiste przeznaczenie. W większych pomieszczeniach problem może wyglądać odwrotnie. Nadmierne rozstawienie stanowisk zwiększa odległości pokonywane podczas pracy i może utrudniać szybkie przekazywanie produktów między kolejnymi etapami przygotowania.

Osobnego podejścia wymagają urządzenia gastronomiczne wykorzystywane do obróbki termicznej, chłodzenia, rozdrabniania czy przechowywania. Przy ich wyborze liczą się parametry, ale równie ważne są warunki, w których będą pracować. Urządzenie może mieć odpowiednią pojemność, a mimo to nie pasować do sposobu organizacji kuchni, o ile jego obsługa wymaga dodatkowego miejsca albo częstego przenoszenia pojemników. Trzeba także sprawdzić, gdzie znajdują się przyłącza a także czy pozostawiono przestrzeń potrzebną do czyszczenia. W codziennej pracy właśnie te kwestie na prawdę bardzo często okazują się bardziej kłopotliwe niż sama obsługa urządzenia. Przy planowaniu warto uwzględnić również hałas, ciepło i parę powstające w trakcie pracy niektórych elementów (sprawdź: kuchnia gazowa gastronomiczna). Ich obecność może mieć znaczenie dla rozmieszczenia innych stanowisk i sposobu wentylowania pomieszczenia.

Znaczenie ma także okres, w którym zaplecze nie jest intensywnie wykorzystywane. Sprzęt gastronomiczny wymaga czyszczenia, opróżniania i okresowej testom, a dostęp do jego powierzchni oraz elementów technicznych powinien być możliwy bez ciągłego demontowania sąsiednich części wyposażenia. Przy urządzeniach stojących bezpośrednio przy ścianie albo w zabudowie należy uwzględnić sposób wykonywania prac serwisowych i porządkowych. Warto też przewidzieć miejsce na elementy ruchome, takie jak pojemniki, tace czy dodatkowe akcesoria, ponieważ odkładanie ich na przypadkowych powierzchniach szybko zmienia organizację stanowiska. Z czasami mogą pojawić się też nowe potrzeby wynikające ze zmiany menu, liczby pracowników lub sposobu wydawania potraw. Wówczas wcześniejsze ustawienie poszczególnych elementów może wymagać korekty, dosłownie jeśli początkowo odpowiadało przyjętemu sposobowi pracy.

Zobacz również: sprzęt gastronomiczny.