Przygotowanie dokumentacji dla budynku wymaga spojrzenia na instalacje z perspektywy ich późniejszego użytkowania, a nie tylko i wyłącznie samego etapu montażu. W praktyce pierwsze problemy na prawdę często wynikają z pozornie drobnych decyzji podjętych na początku. Niewłaściwie dobrana lokalizacja punktu zasilania, brak miejsca na dodatkowe urządzenie albo zbyt ciasno zaplanowana trasa przewodów mogą ujawnić się dopiero wtedy, gdy pomieszczenia są już wykończone.
Projektowanie instalacji elektrycznych i teletechnicznych powinno dlatego uwzględniać nie tylko obecne wyposażenie, niemniej jednak także sposób korzystania z obiektu. Przeciwnie planuje się układ dla przestrzeni, w której większość urządzeń znajduje się w jednym miejscu, a zupełnie inaczej dla budynku z wieloma stanowiskami pracy, urządzeniami technicznymi czy rozproszonymi punktami komunikacji. Znaczenie ma także przewidywana intensywność użytkowania poszczególnych wnętrz, ponieważ wpływa ona na liczbę potrzebnych punktów a także sposób podziału instalacji.
Ważną częścią prac jest określenie, gdzie będą znajdowały się elementy wymagające okresowego dostępu. Rozdzielnice, szafy teletechniczne, urządzenia sterujące czy miejsca zakończenia przewodów nie powinny być traktowane jako przypadkowe dodatki do projektu. Ich położenie wpływa w przyszłości na możliwość wykonania pomiarów, zmian, napraw i rozbudowy. Z doświadczenia wykonawczego wynika, że przystępność jest na prawdę bardzo często niedoceniana, w szczególności gdy w trakcie projektowania pomieszczenie wygląda jeszcze na całkowicie puste. Po zamontowaniu drzwi, zabudowy, urządzeń albo wyposażenia sytuacja może wyglądać przeciwnie. Trzeba również brać pod uwagę przestrzeń potrzebną do prowadzenia i uporządkowania przewodów. Samo znalezienie miejsca na szafę czy rozdzielnicę nie wystarcza, o ile później zabraknie miejsca na wygodne doprowadzenie kolejnych kabli. Przy większej liczbie instalacji takie ograniczenia bardzo szybko stają się widoczne.
Część teletechniczna wymagw dodatku uwzględnienia sposobu przepływu informacji pośród urządzeniami. W zależności od przeznaczenia obiektu mogą pojawić się przewody sieciowe, systemy monitoringu, testom dostępu, sygnalizacji, komunikacji czy automatyki. Każdy z tych systemów może mieć inne wymagania, dlatego wspólne potraktowanie wszystkich przewodów jako jednej grupy prowadzi w pewnych sytuacjach do problemów podczas utworzenia. Ważne jest również oznaczenie kabli i punktów ich zakończenia. Przy niewielkiej instalacji można jeszcze stosunkowo łatwo odtworzyć jej układ, ale przy rozbudowanym obiekcie bez stosownej dokumentacji szybko pojawia się trudność z zobowiązaniem, który przewód odpowiada za dokładnie określone urządzenie. W efekcie wręcz prosta modyfikacja może wymagać dodatkowego sprawdzania przebiegu instalacji. Z tego względu dokumentacja powinna przedstawiać stan faktyczny, a nie tylko pierwotne założenia projektowe.
Zmiany wprowadzone podczas tworzenia są dalszym elementem, którego nie warto pomijać. Podczas realizacji mogą pojawić się różnice między projektem a faktycznym układem ścian, stropów albo innych instalacji. W pewnych sytuacjach zmiana wynika także z wyborów dotyczącej wyposażenia pomieszczenia. Nie każda korekta ma spore znaczenie dla całego układu, ale każda powinna być oceniona pod kątem jej wpływu na pozostałe elementy. Przesunięcie jednego punktu może oznaczać modyfikację długości przewodu, przebiegu trasy albo miejsca jego zakończenia. Przy większej liczbie takich przekształceń pierwotny rysunek przestaje odpowiadać rzeczywistości. Dlatego projektowanie instalacji elektrycznych i teletechnicznych należy rozpatrywać jako proces związany również z późniejszym prowadzeniem dokumentacji. Rzeczywisty przebieg tras, zastosowane rozwiązania i wprowadzone modyfikacje mają znaczenie wówczas, gdy po kilku latach potrzebna jest rozbudowa, wymiana urządzenia lub wykonanie kolejnych prac w tej samej przestrzeni.
Warto zobaczyć: projektant systemów ppoż.