W transporcie towarów objętych koniecznością monitorowania istotne jest właściwe rozplanowanie formalności jeszcze przed rozpoczęciem przewozu. W codziennej pracy nie zawsze największym problemem jest samo przygotowanie dokumentów. Na prawdę często więcej czasu zajmuje zebranie informacji od kilku osób, zobowiązanie, która wersja danych jest aktualna, oraz sprawdzenie, czy zmiany w planie transportu zostały uwzględnione we wszystkich potrzebnych miejscach.

Program do obsługi SENT może wspierać ten proces przez uporządkowanie informacji o przewozach i ułatwienie dostępu do danych związanych z poszczególnymi zgłoszeniami. Sposób zastosowania takiego narzędzia uzależniony jest od organizacji pracy, liczby realizowanych transportów a także zakresu funkcji dostępnych w oprogramowaniu. Przy niewielkiej liczbie zgłoszeń bardzo ważna może być głównie sposobność szybkiego odnalezienia dokumentacji. W większej skali dochodzą kolejne kwestie, tj. kontrola terminów, przekazywanie zadań między pracownikami i rozpoznawanie spraw, które wymagają dodatkowej uwagi. W obu przypadkach fundamentem pozostaje uwarunkowanie, kto odpowiada za poszczególne czynności i w jaki sposób potwierdzana jest prawidłowość przekazywanych informacji.

Przygotowanie zgłoszenia wymaga uwzględnienia danych dotyczących towaru, uczestników przewozu oraz planowanego przebiegu transportu. Informacje te mogą pochodzić z dokumentów handlowych, ewidencji magazynowej i systemów używanych do planowania dostaw. Gdy dane są przepisywane ręcznie, pojawia się ryzyko pomyłek w oznaczeniach, ilościach albo numerach dokumentów. System do zgłoszeń SENT może gromadzić potrzebne informacje w jednym środowisku, a zależnie od swoich funkcji także kontrolować kompletność wprowadzonych pól. Nie powinno się jednak utożsamiać takiej testom z pełną oceną prawidłowości zgłoszenia. System może wskazać brak określonej wartości, ale nie musi wiedzieć, czy wpisana ilość odpowiada rzeczywistemu ładunkowi albo czy dane zostały pobrane z obowiązującego dokumentu. Z tego powodu procedura przygotowania zgłoszenia powinna obejmować sprawdzenie informacji źródłowych. Istotne jest też określenie zasad postępowania w przypadku, gdy dokumenty zawierają rozbieżności. W praktyce lepiej wyjaśnić je przed przekazaniem zgłoszenia niż poprawiać dane na kolejnych etapach obsługi transportu. Odpowiedzialność za weryfikację powinna być jasno przypisana, szczególnie gdy dane przygotowuje jedna osoba, a przewóz przeprowadza inna.

Kolejnym obszarem jest automatyzacja zgłoszeń SENT, która może obejmować import danych z innych aplikacji, używanie zapisanych uprzednio informacji oraz przekazywanie wybranych danych między narzędziami informatycznymi. Takie rozwiązania wymagają jednakże dopasowania sposobu zapisu informacji. O ile system magazynowy i narzędzie transportowe posługują się odmiennymi oznaczeniami lub strukturą pól, konieczne może być przygotowanie odpowiednich reguł wymiany danych. Przed uruchomieniem automatycznych procesów warto sprawdzić je na różnorakich przykładach, w tym na zgłoszeniach zawierających braki, korekty i nietypowe wartości. Szczególnego podejścia wymagają zmiany wprowadzane już po rozpoczęciu przygotowania transportu. Nowy numer rejestracyjny pojazdu, inna ilość towaru czy przesunięcie terminu mogą wpływać na zakres wymaganych czynności. Automatyczne przeniesienie danych nie oznacza, że każda zmiana zostanie prawidłowo rozpoznana i obsłużona bez udziału pracownika. Dlatego należy ustalić, które działania mogą przebiegać bez dodatkowej akceptacji, a w których przypadkach niezbędna jest kontrola. Ważne jest również monitorowanie błędów konwersji danych, ponieważ problem występujący w jednym miejscu może powtarzać się w kolejnych zgłoszeniach, jeśli nie zostanie wykryty i usunięty u źródła.

Na organizację obsługi SENT wpływoraz sposób przechowywania dokumentów i zarządzania dostępem do informacji. W przedsiębiorstwach, w których przy jednym przewozie pracuje kilka osób, znaczenie ma sposobność ustalenia, kto przygotował zgłoszenie, kto wprowadził modyfikację i jaki jest aktualny stan sprawy. Historia działań ułatwia odtworzenie przebiegu obsługi, zwłaszcza gdy ukazują się pytania dotyczące wcześniejszych ustaleń. Warto a przy tym zwrócić uwagę na uprawnienia użytkowników, zasady archiwizacji a także procedury stosowane w razie awarii albo braku dostępu do oprogramowania. Pracownicy powinni mieć świadomość tego, gdzie szukać aktualnych danych i jak postępować, gdy standardowa ścieżka obsługi przestaje być dostępna. Osobnym zagadnieniem jest aktualność wiedzy o wymaganiach prawnych, ponieważ zmiany przepisów mogą wpływać na obowiązki uczestników przewozu i sposób przekazywania informacji. Nawet rozbudowane narzędzie informatyczne wymaga zatem właściwej konfiguracji, regularnej testom a także dostosowania procedur do rzeczywistych warunków pracy. Przy podejmowaniu zasad korzystania z systemu należy uwzględnić zarówno typowe przewozy, jak i sytuacje wymagające indywidualnej oceny, ażeby zakres automatyzacji odpowiadał bieżącym wymaganiom i faktycznemu podziałowi odpowiedzialności.

Więcej informacji na stronie: program do obsługi SENT.