Wprowadzenie elektronicznego obiegu faktur wpływa na sposób organizacji pracy w działach, które do tej pory korzystały z kilku niezależnych programów. Dokument sprzedażowy może powstać w jednym miejscu, dane kontrahenta mogą być pobierane z innej bazy, a informacje potrzebne księgowości znajdować się jeszcze gdzie indziej. W takich ustaleniach integracja KSeF dotyczy nie tylko i wyłącznie przesyłania dokumentów, lecz też ustalenia, jak dane mają przepływać w gronie poszczególnymi etapami.

Z praktycznego punktu widzenia istotne jest rozdzielenie procesu wystawienia faktury od procesu jej przekazania do KSeF. Błąd w danych handlowych może pojawić się jeszcze przed wysyłką, a problem techniczny może wystąpić już podczas komunikacji z systemem. Oba przypadki wymagają innego działania. Dlatego przy projektowaniu obiegu warto dokładnie określić moment, w którym dokument uznaje się za gotowy do przekazania, oraz sposób postępowania, gdy przesłanie nie zakończy się prawidłowo.

Istotną rolę odgrywa także przygotowanie danych stosowanych przy tworzeniu faktur. W codziennej pracy zdarzają się zmiany nazw kontrahentów, adresów, numerów identyfikacyjnych, stawek czy sposobu rozliczenia. Jeśli informacje pochodzą z kilku źródeł, mogą pojawić się między nimi rozbieżności. Integracja z KSeF nie usuwa takich problemów, ponieważ system może jedynie przekazać dane, które zostały przedtem przygotowane w używanym oprogramowaniu. Z tego powodu przed uruchomieniem podmiany informacji warto sprawdzić, czy poszczególne systemy korzystają z owych samych danych i czy pola wymagane do wystawienia dokumentu są prawidłowo uzupełniane. W praktyce właśnie na tym etapie wychodzą na jaw różnice, których uprzednio nie było widać, zwłaszcza gdy jeden dział wykorzystuje inne oznaczenia niż drugi. Czasami niezbędna jest zmiana sposobu zapisywania danych, a zdarza się, że wystarczy uwarunkowanie, które źródło informacji ma mieć pierwszeństwo.

Przy większej liczbie dokumentów znaczenie zyskuje też kontrola statusów. Faktura może znajdować się w systemie jako przygotowana, oczekująca na wysyłkę, przekazana do KSeF lub wymagająca ponownego działania. Sam komunikat o błędzie nie zawsze wystarcza, ponieważ osoba odpowiedzialna za dokument musi jeszcze mieć świadomość tego, co poprawnie powinno wydarzyć się dalej. W świetnie opisanym procesie określa się zatem nie tylko sposób przesyłania faktur, ale też reakcję na poszczególne zdarzenia. Ma to szczególne znaczenie przy korektach, ponownej wysyłce czy czasowej niedostępności któregoś z używanych narzędzi. Automatyczne ponowienie operacji może być uzasadnione w jednym przypadku, jednakże przy błędnych danych może wyłącznie powtarzać tę samą nieudaną czynność. Z tego względu mechanizmy automatyczne powinny być powiązane z informacją, która pozwala rozróżnić błąd wymagający poprawy od problemu, który może ustąpić bez zmiany danych.

Ważnym elementem pozostaje również możliwość odtworzenia historii dokumentu. W sytuacji pytań dotyczących dokładnie sprecyzowanej faktury należy móc ustalić, kiedy została przygotowana, jakie dane przekazano, kiedy podjęto próbę wysyłki i jaki był wynik tej operacji. Przy ręcznym obiegu takie informacje na prawdę bardzo często znajdują się w wiadomościach, notatkach albo pamięci pracowników, natomiast przy wymianie automatycznej powinny wynikać z działania systemów. Integracja KSeF może więc zmodyfikować nie tylko sposób przesyłania dokumentów, ale także sposób ich późniejszego sprawdzania. Znaczenie mają a przy tym uprawnienia poszczególnych osób, zakres dostępnych informacji oraz możliwość zaprojektowania czynności ręcznie, gdy standardowy proces nie może zostać zastosowany. Takie sytuacje są częścią normalnej obsługi systemów i warto przewidzieć je jeszcze na etapie ustalania zasad pracy, zamiast dopiero wtedy poszukiwać rozwiązania dla oryginalnego przypadku.

Dodatkowe informacje: integracja z KSeF.