Zmiana sposobu przekazywania faktur do centralnego systemu wymaga spojrzenia na cały proces ich wystawiania i odbierania. W praktyce faktura jest zwykle jedynie jednym z elementów większego obiegu, w którym uczestniczą dane kontrahenta, zamówienie, sprzedaż, magazyn, księgowość a także archiwizacja dokumentów. Z tego powodu integracja KSeF może dotknąć kilku obszarów równocześnie, wręcz jeżeli na początku planowane jest jedynie automatyczne wysyłanie faktur.

Szczególnie ważne jest zobowiązanie, z którego skryptu mają pochodzić dane przekazywane do systemu a także gdzie ma być zapisywana informacja o wyniku operacji. Jeżeli faktury są wystawiane w więcej niż jednym miejscu, dochodzi dodatkowe zagadnienie powiązane z ujednoliceniem sposobu ich obsługi. W takim wypadku warto uprzednio ustalić, czy wszystkie źródła danych działają według tych samych zasad. Różnice, które przy ręcznej pracy były wychwytywane przez pracowników, po częściowej automatyzacji mogą stać się źródłem powtarzających się błędów.

Jednym z mniej oczywistych elementów jest obsługa numeracji i identyfikacji dokumentów. Wewnętrzny numer faktury może być potrzebny do znalezienia dokumentu w programie księgowym, natomiast system zewnętrzny może posługiwać się innymi informacjami dotyczącymi danego dokumentu. W codziennej pracy ważne jest, ażeby użytkownik potrafił powiązać te dane bez dodatkowego przeszukiwania kilku aplikacji. Ma to znaczenie zwłaszcza wówczas, gdy powinno się sprawdzić konkretną fakturę po kilku tygodniach albo miesiącach. Integracja z KSeF powinna zatem uwzględniać nie tylko przekazanie treści dokumentu, ale również sposób zapisu informacji potrzebnych do jego późniejszego odnalezienia. Przy większej liczbie faktur ręczne porównywanie numerów i statusów może stać się osobnym misją. Warto również pamiętać, że dokumenty nie zawsze przechodzą przez proces w jednakowy sposób. Korekta, ponowna próba przekazania czy ręczna zmiana danych może sprawić, że standardowy schemat przestaje wystarczać.

Osobnego sprawdzenia wymaga sposób działania systemów w sytuacji błędów. Podczas testów łatwo skupić się na poprawnym scenariuszu, czyli utworzeniu faktury, przekazaniu jej i zapisaniu odpowiedzi. W rzeczywistej pracy pojawiają się jednakże sytuacje, w których dane są niekompletne, użytkownik zmieni dokument w nieodpowiednim momencie albo komunikacja między systemami zostanie przerwana. Wówczas istotne staje się postanowienie, co dzieje się z dokumentem po wystąpieniu kłopotu. Nie powinien on zniknąć z procesu ani pozostawić użytkownika bez informacji o dalszym działaniu. Równocześnie automatyczne ponawianie każdej nieudanej operacji nie zawsze jest odpowiednim wyjściem. O ile przyczyną jest błąd danych, kolejne próby nie zmienią wyniku. Z kolei przy krótkotrwałym problemie technicznym ponowienie może być obsługiwane według innego schematu. Takie rozróżnienie trzeba uwzględnić w trakcie ustalania zasad działania integracji, ponieważ wpływa ono wprost na późniejszą pracę osób zajmujących się fakturami.

Znaczenie ma też przygotowanie użytkowników do pracy z nowym obiegiem dokumentów. Wręcz dobrze skonfigurowane systemy nie eliminują potrzeby podejmowania wyborów w oryginalnych przypadkach. Pracownik powinien mieć świadomość tego, gdzie sprawdzić status faktury, jak rozpoznać dokument wymagający dodatkowej sprawdzeniu oraz co zrobić, gdy dane zapisane w jednym systemie nie odpowiadają informacjom w innym. Warto co więcej ograniczyć liczbę miejsc, w których należy poszukiwać tych samych informacji. O ile status dokumentu znajduje się w jednym programie, a komunikat o błędzie w drugim, obsługa może stać się bardziej skomplikowana, pomimo że sama wymiana danych działa prawidłowo. Integracja KSeF jest zatem także kwestią organizacji pracy i ustalenia odpowiedzialności za poszczególne etapy. Dopiero prześledzenie rzeczywistych czynności wykonywanych przez użytkowników pozwala zauważyć, które elementy można połączyć, które powinny pozostać pod kontrolą człowieka oraz gdzie potrzebne są dodatkowe reguły dla dokumentów odbiegających od typowego schematu.

Sprawdź tutaj: KSeF API dokumentacja.