Prowadzenie działalności związanej z przygotowywaniem posiłków wymaga uwzględnienia wielu zasad dotyczących postępowania z żywnością. Nie chodzi wyłącznie o przestrzeganie zasadniczych reguł higieny, ale także o zarządzanie procesów, które zachodzą na zapleczu kuchennym i w pomieszczeniach magazynowych. Istotnym zagadnieniem jest tutaj identyfikacja zagrożeń biologicznych, chemicznych i fizycznych, mogących pojawić się na różnych etapach pracy.

System HACCP porządkuje te kwestie poprzez określenie konkretnych procedur, zasad sprawdzeniu a także sposobów reagowania na nieprawidłowości. W gastronomii znaczenie mają w głównej mierze warunki transportu surowców, sposób rozmrażania produktów, obróbka termiczna oraz czas przechowywania gotowych potraw. Każdy z owych procesów wymaga osobnego podejścia, ponieważ błędy mogą wynikać z różnorakich przyczyn i wymagać odmiennych działań.

Przed rozpoczęciem pracy nad dokumentacją powinno się z dużą dokładnością analizować obieg żywności w zakładzie. W praktyce oznacza to sprawdzenie, gdzie trafiają dostawy, w jaki sposób są dzielone produkty, gdzie odbywa się ich obróbka i jak przebiega wydawanie posiłków. Wdrażanie HACCP powinno uwzględniać także codzienne ograniczenia organizacyjne (zobacz również: wdrażanie haccp). Na przykład niewielka kuchnia może mieć ograniczoną liczbę stanowisk roboczych, co wpływa na kolejność wykonywania czynności i możliwość oddzielenia poszczególnych rodzajów towarów. W takim przypadku trzeba określić zasady korzystania z powierzchni i sprzętu, a także częstotliwość ich czyszczenia. Osobnej analizy wymagają dostawy, ponieważ sam termin przydatności do spożycia nie przesądza o stanie produktu. Znaczenie ma także temperatura w trakcie transportu, wygląd opakowania i warunki, w jakich surowiec zostaje przyjęty. Jeżeli już ukazują się wątpliwości, procedura powinna określać sposób postępowania z zakwestionowaną partią towaru.

W zwyczajnym funkcjonowaniu lokalu relacja gastronomia i HACCP obejmuje też podział odpowiedzialności między pracowników. Niektóre czynności mogą być wykonywane przez cały personel, inne wymagają przypisania dokładnie sprecyzowanej osobie. Tyczy się to np sprawdzania temperatury urządzeń chłodniczych, prowadzenia zapisów dotyczących mycia powierzchni czy kontrolowania warunków przechowywania produktów. Ważne jest ustalenie, kto dokonuje pomiaru, gdzie zapisuje wynik i komu zgłasza odchylenia od przyjętych wartości. W praktyce kłopotem bywają niekompletne rejestry, wpisy uzupełniane z opóźnieniem lub brak informacji o podjętych działaniach. Takie sytuacje utrudniają ocenę, czy procedury są naprawdę realizowane. Dlatego dokumentacja powinna być możliwie prosta, a pracownicy muszą rozumieć, czemu służą poszczególne czynności. Zasady należy też aktualizować po zmianach w wyposażeniu, sposobie przygotowywania potraw lub organizacji stanowisk.

Podczas opracowywania systemu często wykorzystywane są wzory haccp, obejmujące przykładowe instrukcje, arkusze monitorowania i formularze rejestrów. Ich użycie wymaga natomiast sprawdzenia, czy odpowiadają warunkom konkretnego miejsca. Gotowy formularz może zawierać pola, które nie mają wykorzystania w danym zakładzie, lub pomijać czynności ważne dla określonego rodzaju produkcji. Nie powinno się zatem traktować przykładowych dokumentów jako kompletnego systemu, który można wdrożyć bez przemian. Szczególnej sugestie wymagają zapisy dotyczące temperatur, ponieważ powinny odnosić się do realnie stosowanych urządzeń i przyjętych zasad przechowywania. Jednakowo instrukcje mycia i dezynfekcji muszą uwzględniać rodzaj powierzchni, stosowane środki oraz sposób ich użycia zgodny z zaleceniami producenta. Dokumenty powinny być dostępne dla osób wykonujących opisane czynności, a ich treść musi odpowiadać rzeczywistemu przebiegowi pracy. W przeciwnym wypadku powstaje rozbieżność między formalnymi procedurami a praktyką, co utrudnia bieżącą kontrolę i ocenę funkcjonowania systemu.

Zobacz: gastronomia.