W pracy z materiałami dźwiękowymi znaczenie ma nie tylko to, co zostało powiedziane, niemniej jednak też sposób uporządkowania wypowiedzi. Nagranie rozmowy, wywiadu, posiedzenia czy spotkania może trwać kilkadziesiąt minut, a późniejsze odnalezienie dokładnie sprecyzowanej informacji bez zapisu bywa czasochłonne. W takich wypadkach stosowana jest transkrypcja nagrań, czyli przeniesienie treści mówionej do formy tekstowej.

Samo przepisanie słów nie za każdym razem natomiast wystarcza. Przy mniej wyraźnych nagraniach pojawiają się przerwy, nakładające się głosy, urwane zdania albo fragmenty, których nie da się niedwuznacznie usłyszeć. W praktyce należy wtedy rozstrzygnąć, czy zachować dosłowny charakter wypowiedzi, czy przygotować zapis bardziej uporządkowany. Każda z tych form służy nieco innemu celowi, dlatego sposób opracowania materiału warto ustalić przed rozpoczęciem pracy.

Szczególnego podejścia wymaga materiał, który ma być użyty w postępowaniu prawnym. Transkrypcja do sądu powinna możliwie z uwagą odzwierciedlać zawartość nagrania, bez dopisywania znaczeń, poprawiania wypowiedzi czy zmieniania ich sensu. Istotne mogą być nie tylko pełne zdania, lecz również momenty zawahania, przerwy, zmiana osoby mówiącej albo fragmenty, w których wypowiedź jest niezrozumiała (więcej informacji na stronie:stenogram cennik). Przy dłuższych materiałach ważne staje się również oznaczanie czasu nagrania, ponieważ ułatwia ono odnalezienie konkretnego fragmentu w pliku źródłowym. Jeżeli na nagraniu mówi kilka osób, konieczne jest rozróżnienie ich wypowiedzi w sposób czytelny i konsekwentny. Problem pojawia się szczególnie wtedy, gdy rozmówcy mówią jednocześnie. W takiej okoliczności zapis powinien jasno sygnalizować ograniczenie wynikające z jakości materiału, zamiast uzupełniać brakujące słowa na podstawie domysłów.

Określenie stenogram jest na prawdę często używane zamiennie z transkrypcją, choć w współzależności od użycia może oznaczać nieco inny sposób zapisu. Stenogram kojarzy się głównie z możliwie wiernym odtworzeniem przebiegu wypowiedzi, dlatego przy jego przygotowaniu liczy się kolejność słów i zachowanie informacji występujących w nagraniu. Nie znaczy to jednak, że każdy zapis powinien wyglądać tak samo. Całkiem inaczej opracowuje się rozmowę, w której na prawdę istotna jest naturalna metoda wypowiedzi, a całkiem inaczej materiał przeznaczony do analizy dokumentacyjnej. Przy zapisie dosłownym pozostawia się między innymi powtórzenia, charakterystyczne przerwania zdań czy potoczne sformułowania, jednak w wersji redagowanej można ograniczyć elementy utrudniające czytanie. Decyzja dotycząca formy ma później wpływ na sposób interpretowania dokumentu, dlatego nie powinna być podejmowana wyłącznie pod kątem wyglądu gotowego tekstu.

Na dokładność zapisu wpływa głównie jakość materiału wejściowego. Nagranie wykonane w spokojnym pomieszczeniu zwykle daje możliwość łatwiej rozpoznać poszczególne głosy niż plik zarejestrowany w miejscu, w którym występuje hałas, echo lub wiele osób rozmawia równocześnie. Znaczenie ma także sposób nagrania, rodzaj mikrofonu i odległość rozmówców od urządzenia. Przy bardzo słabej jakości dźwięku niektórych fragmentów nie da się odtworzyć z pełną pewnością i należy to wyraźnie zaznaczyć w tekście. Równie na prawdę ważna jest weryfikacja nazw własnych, dat, liczb oraz terminów pojawiających się w wypowiedziach, ponieważ pojedyncza pomyłka w takim miejscu może zmienić znaczenie całego fragmentu. Transkrypcja jest zatem nie tylko czynnością polegającą na wpisywaniu usłyszanych słów. Wymaga uważnego odsłuchiwania, rozpoznawania kontekstu i jednoczesnego respektowania granicy między tym, co faktycznie wynika z nagrania, a tym, co można wyłącznie przypuszczać.

Warto zobaczyć: stenogram.